Hoe stel je een Social Media beleid op?

Social Media zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving. Hyves, Facebook, Twitter, LinkedIn; ze vormen de sites waar we met zijn allen de meeste tijd aan besteden op internet. Ook bedrijven gaan zich er steeds vaker mee bezig houden in hun (strategische) marketing mix. Medewerkers spelen hierin een belangrijke rol.

Medewerkers zijn vertegenwoordiger van de organisatie, maar ook privépersonen met eigen social netwerken die mogelijkerwijs in je marketingmix kan worden ingezet. Wat je niet wil is dat zij je bedrijf, product en/of merk schade berokkenen. Wat je wél wil is dat zij op een positieve manier bijdragen aan het delen en verspreiden van informatie over je bedrijf, product en/of merk. Het eerste is niet geheel te voorkomen en het tweede niet geheel af te dwingen. 

Als je als bedrijf aan de slag gaat met social media is raadzaam daar eerst een beleid in te vormen. Wat past wel bij uw organisatie en wat niet? Hoe wil je participeren in alle of maar enkele social media en hoe juist niet? Het beleid draagt bij aan het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers, waardoor zij ongetwijfeld eerder een positieve ambassadeur worden dan een negatieve beïnvloeder. Daarnaast betekent het maken van een beleid dat je actief een rol wilt gaan spelen in het participeren in conversaties over je bedrijf, product en/of merk en dat je ook op die manier wilt luisteren naar je (potentiële) klanten. Via social media wil je extra informatie en aandacht geven, zodat zij je bedrijf, product en/of merk nog meer gaan waarderen.

10 aandachtspunten bij het opstellen van een social media beleid
Hieronder heb ik 10 aandachtspunten verzameld die bij het opstellen van een (persoonlijk of bedrijfs)beleid ten aanzien van sociale media minimaal een keer de revue zouden zijn moeten gepasseerd. Ik heb gemerkt dat ze echt wel helpen bij het focussen op wat belangrijk is bij het professioneel toepassen van social media in je bedrijfsstrategie:

1) Maak het doel van de inzet van social media duidelijk
Waarom ga je er mee aan de slag? Wat levert het je lezers/volgers en (potentiële) klanten, en niet in de laatste plaats je medewerkers, op? Hoe stimuleer je je medewerkers om een actieve bijdragen te leveren in uw social media plan, zodat zij het samen met jou kunnen uitvoeren en er voor jouw volgers/lezers/klanten kunnen zijn?

2) Draag verantwoordelijkheid voor wat je schrijft, blogt, typt
Jij en je medewerkers hebben de vrijheid om te communiceren en participeren, jullie dienen daarbij rekening te houden dat daar gevolgen aan zitten. Actie, reactie geldt ook voor sociale media. Dat betekent dat je de verantwoordelijkheid draagt voor wat jezelf zegt op sociale platformen, maar ook voor wat medewerkers zeggen. Durf daarbij zelf fouten toe te geven en medewerkers aan te spreken op hun gedrag, dan wordt je geloofwaardig en betrouwbaar zowel richting medewerkers als richting uw lezers/volgers en (potentiële) klanten.

3) Zorg dat je authenticiteit waarborgt / authentiek overkomt
Volgers, lezers, klanten en medewerkers moeten je ook op de sociale platformen (h)erkennen. Dus je naam (volledige) gebruiken en als het gebruik van het medium het toelaat je titel en bedrijfsnaam helpen hierbij. Je komt zo betrouwbaar en vertrouwd over.

4) Houd rekening met wie je publiek is
Welk sociale medium je ook inzet, hou er rekening mee dat je publiek (volgers, lezers) een heel gevarieerd publiek is, zowel in zakelijke als in persoonlijke sfeer: medewerkers, klanten, ex-klanten, potentiële klanten, leveranciers, zakelijke partners, concurrenten, familie, vrienden, kennissen, buren en zelfs… je echtgeno(o)t(e) en kinderen.

5) Schat alles op waarde voordat je een oordeel velgt
Het internet staat vol met (ongevraagde) meningen, uitspraken en opinies. Je hoeft niet op alles te reageren. Ook je medewerkers moeten zich hiervan doordrongen zijn. Als jullie wel ergens op reageren, zowel op positieve als op negatieve posts, blogs, tweets, sites e.d. moet dat a) weloverwogen en wel doordacht zijn en b) met in achtneming van punt 2) en 4). Je wilt bijvoorbeeld niet dat jij en je medewerkers te boek staan als racistische, botte, sexistische narrow-minded en licht ontvlambare heethoofden, toch?

6) Begrijp het concept van communities
De essentie van een community is dat de community alleen kan bestaan als je anderen in de community ondersteunt en zij op hun beurt jou terug ondersteunen. Jij en je medewerkers moeten een balans zien te vinden in het delen van persoonlijke en professionele informatie. Je moet begrijpen dat transparantie een grote rol speelt bij het bouwen van een community. Concurrentie en competitie zijn niet op zijn plaats in een community; het gaat om delen, connecten, ontvangen en helpen.

7) Respecteer copyrights en niet eigen content
Geef mensen altijd credit voor hun werk en zorg ervoor dat je zeker weet dat je daadwerkelijk informatie van anderen kunt gebruiken voordat je het via sociale platformen deelt met anderen. Bronvermelding is belangrijk; ere wie ere toekomt.

8 ) Vergeet niet om vertrouwelijke informatie te beschermen
Binnen je organisatie worden veel zaken gecommuniceerd, gedeeld, beheert en inzichtelijk gemaakt die (op bepaalde punten) (nog) strikt vertrouwelijk zijn, maar waarvan medewerkers op de hoogte zijn omdat het ook hen aangaat of omdat ze er dagelijks mee werken of gewoon kennis van zaken hebben. Deze informatie wil je natuurlijk nooit teruglezen op sociale platformen als dat (nog) niet kan of mag of als dat je bedrijfsvoering, concurrentievoordeel of marktwaarde in gevaar brengt.

9) Voeg waarde toe
Communiceren via social media betekent niet dat je alles zomaar gaat roepen. Je wilt op een positieve manier een bijdrage leveren aan de community, dus je voegt waarde toe. Interessante zaken waarvan mensen iets kunnen leren, waar ze iets aan hebben en die de moeite waard zijn te olievlekken / om door te vertellen aan hun eigen netwerk.

10) Houd focus op je core business
Medewerkers die zich voor je organisatie bezig houden met social media moeten zich realiseren dat het gebruik of het inzetten van deze social media weinig extra’s brengt als daarmee de bedrijfsvoering in gevaar komt. Succesvolle inzet van social media werkt alleen als bedrijven zelf succesvol opereren. Verkopers moeten verkopen, boekhouders boekhouden, ontwikkelaars ontwikkelen. Als je social media inzet dan doet je dat uit marketing-communicatie overweging of vanuit service overweging als u sociale media monitoort en inzet als servicedienstverlening aan klanten.

Door bovenstaande in acht te nemen, uit te spreken en toe te passen als je je met social media gaat bezig houden, houd je focus op wat voor jou en je organisatie belangrijk is, waardoor je veel sneller op een positieve manier operatief en zichtbaar bent en de spreekwoordelijke vruchten zult plukken van social media en je beleid.

Reageer op dit artikel

Jouw reactie